Dernière mise à jour : 17 octobre 2026.

1. Qui traite vos données ?

Hotel SmartUp est un service édité par Édouard Gariépy, entrepreneur individuel exerçant sous le nom commercial SmartUp Labs, 200 rue de la Croix-Nivert, 75015 Paris, SIREN 451 604 284. Pour toute question relative à vos données : contact@hotelsmartup.com.

SmartUp Labs détermine les traitements liés à ses contacts, à la gestion commerciale du service et à son assistance. Pour les données des clients et des salariés qu’un hôtel utilise dans son espace, l’établissement détermine les finalités de ses traitements ; SmartUp Labs intervient pour fournir le service selon ses instructions. Les responsabilités et les conditions de sous-traitance doivent être précisées dans les documents contractuels applicables.

2. Quelles données sont concernées ?

• Demandes de contact : prénom, nom, adresse e-mail, objet de la demande et contenu du message.
• Compte et abonnement : identité et coordonnées de l’acheteur, informations de l’établissement, données de commande, d’abonnement et de facturation.
• Extranet : profils des membres de l’équipe, autorisations, contributions aux consignes et rapports, checklists, messages, informations de caisse et traces de consultation ou d’activité.
• Retours clients : notes, commentaires, signalements, chambre lorsqu’elle est renseignée, date et informations associées au formulaire ou au support QR. Un commentaire libre peut contenir des données personnelles même sans champ de nom ou d’e-mail.
• Assistance et bêta-test : messages, réponses, dates, identité du profil et pièces jointes transmises.
• Fonctionnement et sécurité : données de session, adresse IP ou empreinte technique selon le dispositif, informations du navigateur et journaux nécessaires à la sécurité ou au diagnostic.
• Statistiques d’audience : pages consultées, événements de navigation, provenance des visites et identifiants statistiques générés par Google Analytics 4 après consentement.

Limitez les informations saisies dans les champs libres et les captures jointes à ce qui est utile à votre demande. Évitez les données sensibles et les informations sur d’autres personnes lorsqu’elles ne sont pas nécessaires.

3. Pourquoi utilisons-nous ces données ?

Répondre aux demandes

Traitement des questions, demandes techniques et propositions de partenariat. Base envisagée : intérêt légitime à répondre aux personnes qui nous contactent ; mesures précontractuelles lorsqu’une demande prépare un abonnement.

Fournir le service

Création et gestion de l’espace, abonnement, accès, assistance et communications nécessaires au service. Base : exécution du contrat avec l’abonné ou mesures précontractuelles. Pour les utilisateurs salariés, les traitements relèvent des instructions et de la base légale définies par l’établissement.

Gestion administrative

Tenue des pièces de facturation et respect des obligations applicables. Base : obligation légale.

Sécurité

Protection des accès, prévention des abus et diagnostic des incidents. Base envisagée : intérêt légitime à sécuriser le service, sous réserve des règles particulières applicables aux traceurs.

Mesure d’audience

Comprendre la fréquentation, les pages consultées et la provenance des visites pour améliorer le site. Le suivi Google Analytics 4 est déclenché après consentement à la catégorie « Statistiques », avec possibilité de refuser ou de retirer ce consentement.

Traitements de l’hôtel

Coordination des équipes, suivi opérationnel et traitement des retours clients. L’établissement doit informer les personnes et déterminer la base légale adaptée à ses usages.

Les champs requis sont indiqués dans les formulaires. Sans les informations nécessaires pour répondre ou fournir le service, la demande ou l’accès peut ne pas aboutir. Le formulaire de contact ne constitue pas une inscription à une newsletter.

4. Qui peut accéder aux données ?

Selon les besoins de chaque traitement, les données sont accessibles à SmartUp Labs et aux personnes autorisées de l’établissement concerné. L’assistance peut nécessiter l’accès aux informations utiles à la résolution d’une demande.

Des prestataires interviennent pour le fonctionnement du service :

• o2switch : hébergement du site et de sa base de données en France.
• Google Workspace : messagerie utilisée pour les échanges et l’envoi des e-mails du service.
• SureCart et le prestataire de paiement configuré : traitement des commandes, abonnements et paiements. [À compléter : identité du prestataire de paiement effectivement actif et liens vers les informations applicables.]
• Google reCAPTCHA : protection contre les soumissions automatisées sur les formulaires qui utilisent ce dispositif ; des données techniques de navigation sont transmises pour cette vérification.
• Google Analytics 4 : outil de mesure d’audience utilisé avec votre accord pour la catégorie « Statistiques ». Des informations techniques de navigation sont transmises à Google. Politique de confidentialité de Google.
• OpenAI : génération des synthèses d’avis lorsque la fonctionnalité de rapport IA de SmartUp Pro est utilisée.

[À confirmer : liste exhaustive des prestataires ayant effectivement accès aux données, entités contractantes et garanties contractuelles en vigueur.]

5. Rapports d’analyse par intelligence artificielle

La génération d’une synthèse transmet à l’API d’OpenAI les éléments d’avis préparés pour le rapport, notamment des notes et commentaires. Les textes libres peuvent contenir des noms ou d’autres informations identifiantes : ils ne doivent pas être considérés automatiquement comme anonymes.

La synthèse est destinée à aider l’établissement à analyser les retours. Elle peut comporter des erreurs et doit être relue. Cette fonctionnalité n’a pas pour objet de prendre automatiquement une décision produisant des effets juridiques ou comparables sur une personne.

[À confirmer : données exactes transmises, éventuel filtrage avant envoi, paramètres de conservation de l’API et garanties applicables au compte OpenAI utilisé.]

6. Partage sur les plateformes d’avis

Les retours recueillis dans Hotel SmartUp ne sont pas publiés automatiquement sur une plateforme externe. Si l’établissement configure cette possibilité, le client peut choisir de rejoindre une plateforme telle que Google ou Tripadvisor pour y publier un avis séparément. Les traitements réalisés par cette plateforme relèvent également de ses propres informations de confidentialité. Les indicateurs d’intention de partage ne prouvent pas la publication d’un avis.

7. Combien de temps les données sont-elles conservées ?

Les durées doivent être définies selon l’objectif de chaque traitement et mises en œuvre dans les outils concernés. Une durée figurant dans cette politique ne suffit pas, à elle seule, à déclencher une suppression technique.

• Contact et propositions commerciales : [À compléter : durée à compter du dernier échange et sort des pièces jointes.]
• Compte, abonnement et facturation : [À compléter : durée pendant la relation contractuelle puis durées d’archivage légal applicables selon les documents.]
• Tickets et échanges bêta-test : [À compléter : durée après clôture ou dernier échange.]
• Données de l’établissement : [À compléter : durées par catégorie, délai de restitution ou d’effacement après résiliation, exceptions et procédure de demande.]
• Journaux, données de sécurité et anti-doublon : [À compléter : durées réellement configurées par dispositif.]
• Sauvegardes et copies dans la messagerie : [À compléter : cycle de rotation, accès et modalités de purge des copies.]

8. Hébergement et transferts internationaux

L’hébergement du site et de sa base de données chez o2switch est situé en France. Cela ne signifie pas que l’ensemble des traitements des services tiers est réalisé en France ou dans l’Espace économique européen.

[À compléter avant publication : pays ou zones de traitement pertinents pour Google Workspace, Google Analytics 4, reCAPTCHA, SureCart, le paiement et OpenAI ; existence de transferts hors EEE ; mécanismes effectivement applicables et moyen d’obtenir une copie des garanties.]

9. Cookies et statistiques

Des cookies ou dispositifs similaires participent au fonctionnement des sessions, de l’authentification et de la sécurité. Le site utilise un outil de gestion des préférences de cookies.

Nous utilisons Google Analytics 4 (GA4) pour mesurer l’audience du site, notamment les pages consultées et la provenance des visites. Cet outil est configuré pour se déclencher lorsque vous acceptez la catégorie « Statistiques » dans Complianz. Il peut déposer les cookies _ga et _ga_TD4SQJCTL3, qui servent aux mesures statistiques. Vous pouvez refuser les statistiques ou retirer votre consentement depuis les réglages décrits dans notre politique de cookies.

[À confirmer : inventaire réel des cookies et traceurs, finalités, durées et modalités de gestion du consentement, notamment pour les services tiers.] Consultez également la politique de cookies du site pour les informations détaillées et la gestion de vos préférences.

10. Sécurité et confidentialité

Le service utilise des connexions HTTPS, des contrôles d’accès, des mécanismes d’authentification et des sauvegardes. Les accès aux espaces sont organisés par établissement et selon les autorisations des profils. Ces mesures contribuent à protéger les données ; elles ne constituent pas une garantie absolue contre tout incident.

11. Vos droits et vos interlocuteurs

Selon le traitement et sa base légale, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement ou la limitation de leur utilisation. Vous pouvez également disposer d’un droit d’opposition, de portabilité et de retrait du consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Pour les traitements gérés par SmartUp Labs, écrivez à contact@hotelsmartup.com ou à l’adresse postale indiquée plus haut. Une vérification d’identité proportionnée peut être nécessaire en cas de doute sur l’auteur de la demande. Le délai de réponse est en principe d’un mois ; une prolongation peut s’appliquer dans les cas prévus par le RGPD.

Si votre demande concerne les données gérées par un hôtel (retour de séjour, profil salarié ou informations opérationnelles), adressez-vous en priorité à cet établissement. SmartUp Labs l’assiste dans le traitement des demandes relevant de son rôle de sous-traitant.

Vous pouvez déposer une réclamation auprès de la CNIL.

12. Évolution de cette politique

Cette politique doit être actualisée lorsque les usages, prestataires ou traitements évoluent. La date de mise à jour permet d’identifier la version présentée.